賃貸物件の管理会社は入退去時の業務でどんなことを行っているの？①入居時の業務編

皆様。こんにちは。株式会社ホーセイ土地です。
２月と３月は一年の中でももっとも賃貸物件の入居と退去が多い時期です。
弊社では賃貸物件の管理業務がメインの業務でもありますので貸主様に変わり入居と退去の手続き業務を行っています。

今回は全２回にわたり賃貸物件の入居までと退去時の業務に関してどのようなことを行っているのかブログにしていきたいと思います。

第１回目は入居までの業務についてのブログになります。

賃貸物件ではお申し込みが入ると契約期間開始日にあわせて色々と手続きを進めていきます。
具体的には
①賃貸物件のお申し込み
↓
②入居審査開始
↓
③契約締結
↓
④鍵のお引き渡し

簡単にまとめると上記の手順で進めていきますが実際には上記以外にも入居までに行わなければいけないことがいくつかあります。

①エアコンや給湯器などの設備の確認をします。
→不具合が生じる場合には修理の手配をします。
②リフォーム箇所がある場合には工事業者の手配をします。
→畳の交換、クロスの張り替えなどがあります。
③室内クリーニングが必要な場合にはクリーニング業者の手配をします。
→空室期間が長い場合には室内が汚れてしまっているためクリーニングを実施します。

このように入居前には書面上の手続き（契約業務）と入居者に貸し出すために必要な室内の修繕業務の２つに分かれています。

室内の修繕業務は引き渡し完了後に万が一不具合が生じてしまうと勝手に入室することができませんので工事業者と入居者の日程を合わせて修繕をすることになります。
なかなか日程が合わないこともあり、入居者に迷惑をかけてしまいますので入居前に入念に確認をしておきましょう。


↓↓室内確認の方法についてはこちらのブログをご覧ください↓↓

「賃貸物件を貸す前に室内確認を行いましょう！」

室内のリフォームや修繕が完了するとあとは鍵のお引き渡しとなりますがその他に入居前に実施した方が良いことが２つありますのでご紹介します。

入居前までに実施している業務の一つ目は室内の写真を撮影して保管をしておく作業です。
不動産ポータルサイト（スーモやホームズなど）への掲載用の写真は不動産仲介会社が撮影をして物件を掲載する際に写真も一緒に掲載しますがそれとは別に入居の直前に保管用として写真を撮影しておくことをおススメします。
保管用の写真はできるだけ細かい箇所を何枚も撮影すると良いでしょう。
なぜそこまで細かく撮影をするのかというと退去後に入居者とのトラブルがあった場合に写真を証拠として提示することでトラブルを回避することができるからです。

弊社でも写真を撮影していたことでトラブルを回避できた事例があります。

弊社の管理物件に住んでいた入居者より退去の連絡があり、
退去立ち会い日当日に物件に行き室内の確認を実施していたところ壁に穴が空いているを発見しました。

入居者に確認をすると
「入居した時から穴が空いていた。」とのことです。
弊社としては引渡し前に必ず室内の不具合や故障箇所を必ずチェックをしています。
もし引渡し前に壁に穴が開いていた場合には必ず気が付きますし補修をして引き渡しをします。
再度確認をしても「入居した時から空いていた。」の一点張り。
入居者からすれば本当は穴をあけてしまったが退去時に費用を請求されるとわかっていたのでしょう。
弊社としては入居者に費用を請求して修理をしてもらうしかありませんのでその旨お伝えしました。
すると
「本当に自分が穴をあけたというのであれば証拠を出してほしい。」と入居者から依頼がありました。
そこで私は入居者のいう通り証拠として物件の引渡し前に撮影をしていた写真を見せるとこにしました。
写真を見せるとさすがに入居者もこれ以上嘘はつけないと判断をしたのでしょう。
壁の補修に応じてくれました。

今回ご紹介した事例では引き渡し前にはなかった「穴が空いていた」ということで入居者に補修をしてもらいますが引渡し前にすでに傷や汚れがあるケースもあります。
そのような傷や汚れも引渡し前に写真を撮影しておくことで退去の際に誤って入居者に費用を請求することを防ぐことができます。
（すでにあった傷や汚れを引き渡しの際に入居者に説明をしておくと良いでしょう。）

入居前までに実施している業務の二つ目は引き渡しの際に「室内確認表」を入居者に渡して提出をしてもらうことです。
「室内確認表」とは引き渡し後に入居者自身が室内全体の傷や汚れなどをチェックをして提出をしてもらう書類です。

弊社で使用している「室内確認表」を掲載しておきますのでご覧ください。

室内確認表

こちらの書類は管理会社と入居者の双方でもともとある傷や汚れを確認しあうために使用します。
退去の際に室内確認表を見ることでもともとあった傷や汚れであることを証明することができます。
入居者のメリットとしてはもともとあった傷や汚れなので管理会社から退去時に費用の請求をされることがありませんので安心ですし管理会社としても引渡し前に室内確認を行い傷や汚れなどはチェックをして写真を撮影してはいますが見落としていた箇所があった場合には確認をすることができます。

入居者の中には室内確認表の提出だけでは退去の際に費用を請求されるのではないかと心配をする方もいらっしゃいますのでそのような場合には入居者ご自身で傷や汚れの写真を撮影し退去まで保管をしてもらうようにしてもらっています。

今回のブログでは入居前までに行うことをまとめました。
基本的には物件のお申し込みが入ると入居までの手続きとして契約業務と修繕業務を行いますが弊社ではそれ以外の業務として上記でご紹介をした
①入居前に写真を撮影する。
②室内確認表を提出してもらう。
の２点を必ず行っています。

細かい業務ではありますが「トラブルがあった場合にすぐに対応できること」と
「トラブルをできる限りなくす」ための対策としては必要な作業です。

是非参考にしていただければと思います。

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